Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Sabine Lange, Ballindamm 3, 20095 Hamburg
E Mail: info@swaila.de
Telefon: 0176 833 26642
2. Allgemeine Hinweise
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten, die Vertragsabwicklung und die Durchführung meiner Leistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
3. Hosting und Server Protokolldaten
Für das Hosting dieser Website nutze ich die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Browser, Betriebssystem, Referrer URL und IP Adresse gehören. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb der Website.
Server Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für die Gewährleistung des sicheren Betriebs nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls notwendig ist.
4. SSL und TLS Verschlüsselung
Diese Website nutzt zum Schutz der Übertragung eine SSL beziehungsweise TLS Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung ist an der Zeichenfolge https:// und dem Schloss Symbol in der Browserzeile erkennbar.
5. Cookies und lokal eingebundene Inhalte
Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste und setzt keine hierfür erforderlichen Cookies ein. Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherzugriffe können eingesetzt werden, wenn sie für einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verwendete Schriftarten werden lokal auf dem Server dieser Website bereitgestellt. Beim Laden der Schriftarten wird keine Verbindung zu externen Schriftanbietern hergestellt.
6. Kontaktaufnahme per E Mail
Wenn Sie per E Mail Kontakt aufnehmen, verarbeite ich die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Name, E Mail Adresse, Unternehmen, Betreff, Inhalt der Nachricht und gegebenenfalls weitere freiwillig mitgeteilte Informationen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Pflege von Geschäftskontakten.
Für die E Mail Kommunikation nutze ich Microsoft 365. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
7. Kontaktformular und Inhouse Anfrageformular
Auf der Website stehen ein allgemeines Kontaktformular und ein Formular für Inhouse Anfragen zur Verfügung.
Im allgemeinen Kontaktformular werden Vorname, Nachname, E Mail Adresse, Betreff und Nachricht verarbeitet. Im Inhouse Anfrageformular werden zusätzlich Unternehmen, gewünschtes Format, ausgewähltes Workshopprofil, gewünschter Zeitraum, Teilnehmerzahl und optional eine Telefonnummer verarbeitet.
Die Angaben werden an das Postfach info@swaila.de übermittelt. An die angegebene E Mail Adresse wird automatisch eine Eingangsbestätigung versendet. Die Angaben werden nicht als Formulareintrag in der WordPress Datenbank gespeichert.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kontaktaufnahme und gegebenenfalls zur Erstellung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Vertragsanbahnung dient. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die im Formular enthaltene Bestätigung der Datenschutzerklärung dokumentiert, dass diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen wurde. Sie ist keine Einwilligung in Werbung.
Zum Schutz vor automatisierten Eingaben wird ein unsichtbares Formularfeld als sogenannter Honeypot eingesetzt. Es findet dabei keine Übermittlung an einen externen Captcha Anbieter statt.
Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen und nicht mehr benötigt werden, werden regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung bestehen.
8. Angebotserstellung, Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
Für die Erstellung von Angeboten, die Vertragsabwicklung und die Rechnungsstellung verarbeite ich die hierfür erforderlichen Kontakt-, Unternehmens-, Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Daten, die handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Frist gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit erforderlich, erhalten Steuerberatung, Buchhaltung, Zahlungsdienstleister oder Behörden Zugriff auf die jeweils benötigten Daten. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
9. Teilnehmerdaten aus Unternehmen
Auftraggeber können mir personenbezogene Daten von teilnehmenden Beschäftigten oder anderen für das Unternehmen tätigen Personen übermitteln. Dazu können Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion, Rolle, organisatorische Zuordnung und Angaben zu Vorkenntnissen gehören, soweit diese für Konzeption, Organisation und Durchführung erforderlich sind.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags mit dem beauftragenden Unternehmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse und das Interesse des Auftraggebers liegen in der ordnungsgemäßen Organisation, Durchführung und Dokumentation der vereinbarten Qualifizierungsmaßnahme.
Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die Übermittlung rechtmäßig erfolgt und die betroffenen Personen über die Übermittlung informiert werden. Die betroffenen Personen können diese Datenschutzerklärung jederzeit auf der Website einsehen.
10. Durchführung von Online Workshops
Online Workshops können über Microsoft Teams und ergänzend über Microsoft SharePoint durchgeführt werden. Dabei können Name, geschäftliche E Mail Adresse, Profilangaben, Chatbeiträge, Wortmeldungen, technische Verbindungsdaten und gemeinsam bereitgestellte Inhalte verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Leistung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Daten von Beschäftigten des Auftraggebers auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Anbieter der Dienste ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Soweit Microsoft Daten in Drittländern verarbeitet, werden die hierfür vorgesehenen Datenschutzgarantien eingesetzt.
11. Workshops vor Ort
Bei Workshops vor Ort werden nur die für Organisation, Durchführung und Dokumentation erforderlichen Teilnehmer- und Kontaktdaten verarbeitet. Anwesenheitslisten werden nur verwendet, soweit sie für die vereinbarte Dokumentation oder Teilnahmebestätigung benötigt werden.
12. SWAILA Box, Übungsdaten und externe KI Anwendungen
In der SWAILA Box und in Übungen werden grundsätzlich fiktive, anonymisierte oder abstrahierte Daten verwendet. Personenbezogene, vertrauliche oder sicherheitsrelevante Unternehmensdaten sollen nicht in externe KI Anwendungen eingegeben werden.
Wenn im Rahmen eines Workshops externe KI Anwendungen eingesetzt werden, werden die vorgesehenen Anbieter, Konten und Rahmenbedingungen vorab mit dem Auftraggeber abgestimmt. Je nach Anwendung können die jeweiligen Anbieter personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit oder als Auftragsverarbeiter verarbeiten. Die Teilnehmenden werden vor der Nutzung über die maßgeblichen Rahmenbedingungen informiert.
Werden vom Auftraggeber bereitgestellte Unternehmenskonten genutzt, richtet sich die Datenverarbeitung zusätzlich nach den Datenschutz- und Nutzungsregelungen des Auftraggebers und des jeweiligen Anbieters.
13. Teilnahmebestätigungen und Workshopdokumentation
Nach Durchführung eines SWAILA Workshops wird für die teilnehmenden Personen eine Teilnahmebestätigung erstellt. Dafür werden Name, Unternehmen, Workshopprofil, Datum, Umfang und behandelte Kompetenzfelder verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung und zur Dokumentation der vereinbarten Qualifizierungsmaßnahme auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.
Die zur Nachweisbarkeit erforderlichen Angaben können für drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Workshop durchgeführt wurde, aufbewahrt werden. Längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
14. Aufzeichnungen
Workshops werden nicht standardmäßig aufgezeichnet. Eine Video- oder Audioaufzeichnung erfolgt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde und Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängerkreis, Zugriffsrechte und Speicherdauer vorher festgelegt wurden. Die betroffenen Personen werden vor Beginn der Aufzeichnung gesondert informiert.
15. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Hierzu können Hosting-, E Mail-, Videokonferenz-, Kollaborations-, IT-, Buchhaltungs- und Steuerberatungsdienstleister gehören.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in meinem Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Daten zu fremden Werbezwecken findet nicht statt.
16. Übermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung von Microsoft Diensten oder vereinbarten externen KI Anwendungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme.
17. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Nachweispflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen. Unterschiedliche Datenarten können deshalb unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.
18. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen.
Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@swaila.de wenden.
19. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes.
20. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
21. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich eingesetzte Dienste, Verarbeitungsvorgänge oder gesetzliche Anforderungen ändern.
Stand: September 2026